Když zakládáte firmu nebo přecházíte ze živnosti na s.r.o., dříve nebo později narazíte na otázku: jaké účetnictví vlastně vedete? Jednoduché nebo podvojné? Pro většinu podnikatelů je to jen technický termín, který řeší účetní. Ale pochopit rozdíl se vyplatí – ovlivňuje totiž to, co o své firmě víte a co od vás vyžaduje stát.
Co je jednoduché účetnictví
Jednoduché účetnictví sleduje příjmy a výdaje – tedy reálný pohyb peněz. Zaznamenává se, kolik přišlo a kolik odešlo, bez ohledu na to, kdy byla vystavena faktura nebo kdy vznikl závazek. V praxi to znamená, že základ daně se odvíjí od skutečně přijatých peněz.
Jednoduché účetnictví mohou vést živnostníci (OSVČ) a některé neziskové organizace. Společnosti s ručením omezeným – tedy s.r.o. – jednoduché účetnictví vést nemohou. Pro ně platí výhradně podvojné.
„Petr provozuje živnost – poskytuje IT služby. Fakturu vystaví v prosinci, klient zaplatí v lednu. Do daňového základu Petra za předchozí rok tato částka nevstupuje – jednoduché účetnictví eviduje jen to, co skutečně dostal na účet.“
Co je podvojné účetnictví
Podvojné účetnictví je složitější systém, který zachycuje každou transakci na dvou místech zároveň – odtud název „podvojné“. Sleduje nejen pohyb peněz, ale také vznik pohledávek, závazků a změny v majetku firmy. Základ daně se zde odvíjí od výnosů a nákladů, nikoli od skutečně přijatých plateb.
V praxi to znamená, že pokud firma vystaví fakturu v prosinci a klient zaplatí v lednu, do výsledovky za prosinec se tato částka zaúčtuje jako výnos – bez ohledu na to, kdy peníze fyzicky dorazily. Proto může firma vykázat zisk, a přitom mít prázdný účet.
Více o tom, proč jsou zisk a hotovost dvě různé věci, jsme vysvětlili v článku Cashflow vs. zisk – proč firma může vydělávat a přitom nemít peníze.
Hlavní rozdíly na první pohled
„Jana přechází ze živnosti na s.r.o. Dosud vedla jednoduché účetnictví sama – evidovala příjmy a výdaje v tabulce. Po přechodu na s.r.o. musí přejít na podvojné účetnictví, kde každá transakce má dvě strany. Bez účetního se zde neobejde.“
Několik klíčových rozdílů:
- Základ daně: jednoduché = příjmy minus výdaje; podvojné = výnosy minus náklady,
- Kdo ho může vést: jednoduché jen živnostníci a některé organizace; podvojné povinně s.r.o. a a.s.,
- Co zachycuje: jednoduché sleduje pohyb peněz; podvojné sleduje i pohledávky, závazky a majetek,
- Informace pro řízení: podvojné účetnictví poskytuje mnohem komplexnější obraz o firmě.
Proč podvojné účetnictví dává více informací
Pokud vedete podvojné účetnictví, můžete kdykoli zjistit, kolik vám dluží klienti, kolik dlužíte dodavatelům, jaká je hodnota vašeho majetku a jaká je celková finanční kondice firmy. Výsledovka a rozvaha – dva základní výkazy z podvojného účetnictví – vám poví to, co jednoduché účetnictví nikdy nezachytí.
Podrobněji jsme tyto výkazy vysvětlili v článku Účetní závěrka jednoduše – co z ní vyčtete o své firmě.
„Tomáš vede s.r.o. se třemi zaměstnanci. Každý měsíc se dívá do výsledovky – vidí, kde rostou náklady, kde klesají tržby a co ho v příštím měsíci čeká. Bez podvojného účetnictví by měl jen pocit, ne čísla.“
Můžete si jednoduché účetnictví vést sami?
Technicky ano – jednoduché účetnictví je méně náročné a někteří živnostníci si ho vedou sami v běžném tabulkovém programu. Prakticky je však otázka jiná: vyplatí se to? Čas strávený evidencí je čas odňatý od podnikání. A chyby v evidenci mohou mít při daňové kontrole nepříjemné důsledky.
Podvojné účetnictví si bez odborných znalostí sami vést nemůžete – a nikdo to od vás ani neočekává. Správné zadání je jednoduché: najděte spolehlivého účetního a soustřeďte se na firmu. Více o tom, jak vypadá profesionální spolupráce s účetním, najdete v článku Profesionální vedení účetnictví je základem každé úspěšné firmy.
Na co myslet při výběru formy podnikání
Pokud jste živnostník a uvažujete o přechodu na s.r.o., počítejte s tím, že přechod znamená také změnu systému evidence. Podvojné účetnictví je náročnější, ale dává vám mnohem lepší přehled. Mnoho podnikatelů to vnímá jako výhodu – místo pocitů mají čísla.
- Živnostníci mohou vést jednoduché účetnictví – sleduje příjmy a výdaje,
- S.r.o. musí vést podvojné účetnictví – sleduje výnosy, náklady, majetek a závazky,
- Podvojné účetnictví dává lepší přehled o firmě a je základem pro řízení na základě dat,
- Pokud přecházíte na s.r.o., připravte se na změnu systému evidence a spolupráci s účetním.
Nejste si jisti, jaké účetnictví se na vás vztahuje nebo co pro vás přechod na podvojné účetnictví v praxi znamená? Rádi vám to vysvětlíme na konzultaci.