Když se mluví o snižování nákladů, většina podnikatelů si představí propouštění nebo horší podmínky pro zákazníky. To je právě ten druh škrtání, který firmě ubližuje. Skutečná optimalizace nákladů nespočívá v tom, že utratíte méně. Spočívá v tom, že utratíte chytřeji – jen za věci, které firmě reálně přinášejí hodnotu.
Optimalizace vs. škrtání: zásadní rozdíl
Škrtání je reakce na problém. Obrat klesl, je třeba něco udělat. Dělá se rychle, bez analýzy, a postihuje cokoli, co vypadá jako zbytečné. Výsledkem jsou ušetřené peníze v krátkém horizontu a poškozená firma v dlouhém.
Optimalizace je systematické prověření toho, co firma kupuje a co z toho reálně potřebuje. Dělá se klidně, s daty. Výsledkem jsou trvalé úspory bez ztráty kvality.
Optimalizace není krizové opatření. Je to běžná podnikatelská hygiena, kterou zdravé firmy dělají pravidelně – ne jednou za pět let, když je zle.
Krok 1: Podívejte se, za co vlastně platíte
První krok každé smysluplné optimalizace je audit výdajů. Stáhněte si výpis z firemního účtu za posledních 12 měsíců. Projděte každou opakující se platbu. U každé položky si položte tři otázky: Co to je? Kdo to používá? Co by se stalo, kdybychom to zrušili?
Většina firem při tomto cvičení najde alespoň několik plateb, které tam nemají co dělat. Zapomenutá předplatná, zdvojené služby, smlouvy s dodavateli, na které se nikdo nepodíval léta.
Příklad z praxe
„Eva provozuje digitální agenturu s deseti lidmi. Na podnět nové účetní udělala audit všech měsíčních plateb. Zjistila, že firma platí za tři nástroje na správu projektů, přičemž tým reálně používá jeden. Dále platila za cloudové úložiště v objemu odpovídajícím potřebám před třemi lety. A předplatné analytického nástroje si objednal zaměstnanec, který dal výpověď před 18 měsíci. Zrušení nepotřebných položek ušetřilo firmě několik set eur měsíčně.“
Krok 2: Rozdělte náklady podle hodnoty
Ne všechny náklady jsou stejné. Některé přímo generují příjmy nebo chrání kvalitu – ty jsou nedotknutelné. Jiné jsou užitečné, ale dají se optimalizovat. A některé nepřinášejí nic měřitelného.
Nedotknutelné náklady jsou ty, bez nichž firma nedokáže fungovat – mzdy klíčových lidí, základní nástroje, nezbytné prostory. Optimalizovatelné náklady jsou výdaje, kde existuje levnější alternativa se stejnou kvalitou – dodavatelé, tarify operátorů, pojištění, software. Zbytečné náklady jsou platby za věci, které firma nepoužívá. Ty je třeba zrušit bez váhání.
Krok 3: Vyjednávejte se svými dodavateli
Jedna z nejjednodušších, ale nejméně využívaných forem optimalizace je jednoduše se zeptat. Mnoho smluv s dodavateli se uzavírá na začátku podnikání a pak se na ně zapomene. Ceny se mění, trh se vyvíjí.
Jednou ročně stojí za to projít klíčové smlouvy a porovnat je s aktuální nabídkou na trhu. Samotné oznámení dodavateli, že jste porovnávali konkurenci, často stačí k vyjednání lepší ceny. Souvisí to také s tím, jak firma sleduje své náklady celkově – více v článku Co jsou nedaňové náklady a jak vám šetří peníze.
Příklad z praxe
„Petr řídí kancelář se čtyřiceti zaměstnanci. Smlouva s úklidovou firmou byla uzavřena před čtyřmi lety. Petr požádal o tři nabídky od konkurenčních firem a zjistil, že za stejnou službu by zaplatil o čtvrtinu méně. Když to oznámil stávajícímu dodavateli, ten cenu dorovnal. Petr nemusel měnit nic – jen se zeptal.“
Co neoptimalizovat
Jsou oblasti, kde levnější řešení vyjde dráže. Především lidé – podhodnocené mzdy vedou k fluktuaci, která je jedním z nejdražších jevů v malé firmě. Dále kvalita produktu nebo služby, kterou zákazník přímo vnímá. A nástroje, které zaměstnancům šetří čas – jejich zrušení ušetří desítky eur měsíčně, ale ztratí stovky hodin produktivity.
Každé ušetřené euro má smysl jen tehdy, když za ním nestojí ztracená příležitost nebo vyšší cena jinde. Jak se vyhnout chybám v nákladech radíme také v článku Profesionální vedení účetnictví je základem každé úspěšné firmy.
Shrnutí
Jednou ročně proveďte audit všech opakujících se plateb. U každé položky ověřte, kdo to používá. Rozdělte náklady na nedotknutelné, optimalizovatelné a zbytečné. Jednou ročně přehodnoťte smlouvy s klíčovými dodavateli. Neoptimalizujte mzdy, kvalitu a nástroje, které šetří čas.
Chcete vědět, jak správně a legálně optimalizovat náklady vaší firmy? Rádi vám s tím pomůžeme. Ušetřili jsme již stovkám firem tisíce eur ročně.