„Zdá se mi, že tento produkt jde dobře.“ „Myslím, že ten klient je pro nás rentabilní.“ „Mám pocit, že toho zaměstnance potřebujeme.“ Takto vypadají rozhodnutí ve firmách, kde se číslům nevěnuje dostatečná pozornost. Problém není v tom, že podnikatelé jsou špatní manažeři. Problém je, že nikdo jim neřekl, která čísla sledovat. Výsledek: rozhodnutí, která stojí peníze – a nikdo neví proč.
Pocit vs. číslo: co říká praxe
Podnikatelský instinkt má svou hodnotu. Zkušený majitel ví mnoho věcí intuitivně – kdo je dobrý zaměstnanec, který klient platí spolehlivě. Problém nastává, když instinkt nahradí čísla i tam, kde čísla existují a jsou snadno dostupná.
Pocit říká: „Tento měsíc jsme měli hodně zakázek, musíme být v plusu.“ Číslo říká: „Obrat vzrostl o 20 %, ale náklady vzrostly o 35 % – jsme v mínusu.“
Rozdíl mezi těmito dvěma pohledy může být rozdíl mezi rostoucí a krachující firmou. I když navenek vypadají stejně zaneprázdněně.
Kde rozhodování bez dat bolí nejvíc
Cenotvorba je první oblast. Mnoho podnikatelů stanovuje ceny odhadem nebo podle konkurence. Výsledek: některé zakázky jsou ziskové, jiné ztrátové – a majitel neví které.
Výběr klientů je další oblast. Ne každý klient, který platí, je pro firmu dobrý. Někteří zabírají neúměrně mnoho času a odčerpávají kapacitu od rentabilnějších zakázek. Bez dat to není vidět.
Investice a nákupy jsou správné nebo nesprávné jen v kontextu finanční situace firmy. Bez přehledu o cashflow se z investice snadno stane zátěž. Více o tom, jak sledovat cashflow, najdete v článku Cashflow vs. zisk – proč firma může vydělávat a přitom nemít peníze.
Zaměstnávání je jedno z nejdražších rozhodnutí firmy. Bez dat o skutečné kapacitní potřebě se dělá podle vytížení v daném týdnu – což je špatný ukazatel.
Příklad z praxe
„Martin vede firmu na úklid kanceláří. Měl osm stálých klientů a byl přesvědčen, že všichni jsou pro něj výhodní. Když si s účetní rozepsali skutečné náklady na každého klienta – čas, dojezd, spotřební materiál, reklamace – zjistili, že dva klienti generují ztrátu. Martin je nahradil dvěma novými zakázkami blíže k základně. Zisk stoupl bez toho, aby přibyl jediný nový klient.“
Jaká data skutečně potřebujete
Není potřeba zavádět složité systémy. Pro většinu malých firem stačí sledovat několik základních ukazatelů.
Výnosy vs. náklady měsíčně – kolik přišlo a kolik odešlo. Ne jednou ročně, ale každý měsíc. Rentabilita zakázek – které jsou ziskové a které ne. Cashflow plán – kolik peněz přijde a kdy, kolik odejde a kdy. Přehled pohledávek – kdo vám dluží, kolik a od kdy.
Příklad z praxe
„Lucia vede účetní kancelář s pěti zaměstnanci. Předtím se na čísla dívala jednou ročně. Před dvěma lety začala měsíčně sledovat jednoduchý přehled: výnosy, mzdové náklady, režie a zůstatek na účtu. První měsíc zjistila, že jedna ze služeb je trvale ztrátová kvůli podhodnocenému ceníku. Cenu upravila. Za rok to představovalo rozdíl, který pokryl mzdu jednoho zaměstnance.“
Kde začít, pokud jste data dosud neřešili
První krok není software ani tabulka. Je to rozhovor s účetním: „Co z toho, co již evidujeme, mi můžete dávat měsíčně formou přehledu?“ Většina účetních to dokáže zajistit z běžného účetnictví.
Data, která nepotřebujete, jsou jen šum. Začněte se třemi až pěti ukazateli. Když je budete sledovat pravidelně, postupně sami zjistíte, co vám chybí. O tom, co vše můžete z účetnictví vyčíst, se dočtete v článku Účetní závěrka jednoduše – co z ní vyčtete o své firmě.
Shrnutí
Identifikujte tři až pět čísel, která chcete sledovat měsíčně. Dohodněte se s účetním na pravidelném přehledu. Pro každou větší investici si položte otázku: jaká čísla to podporují? Sledujte rentabilitu zakázek, nejen celkový obrat. Rozlišujte mezi obratem a ziskem – obrat je to, co přijde na účet. Zisk je to, co zbyde po zaplacení všech nákladů. Jsou to dvě různá čísla.
Chcete vědět, která čísla by vaše firma měla sledovat a jak je získat z existujícího účetnictví? Rádi se na to podíváme společně.