Jedna z nejčastěji kladených otázek, kterou slýcháme od majitelů s.r.o., je: co si vlastně mohu dát do nákladů? Někteří podnikatelé si uplatňují jen to, co sami umí pojmenovat – a přitom nechávají stranou výdaje, které by jim základ daně legálně snižovaly. Jiní jdou na opačnou stranu a do nákladů vkládají výdaje, které tam nepatří. Pravda je někde uprostřed – a právě o ní je tento článek.
Co znamená „dát do nákladů“
Když hovoříme o zařazení výdaje do nákladů, máme na mysli to, že výdaj vstoupí do základu daně jako daňový náklad – tedy sníží zisk, z něhož firma platí daň z příjmů. Ne každý výdaj firmy je zároveň daňovým nákladem. A ne každý výdaj, který zaúčtujete jako náklad, automaticky snižuje základ daně.
Základní pravidlo: výdaj musí být prokazatelný, skutečně vynaložený a musí souviset s dosahováním příjmů firmy. To není formalita – je to podmínka, kterou daňový úřad zkoumá při kontrole.
Běžné provozní náklady
Toto je nejširší a nejjasnější kategorie. Patří sem vše, co firma nezbytně potřebuje ke své každodenní provozu.
„Eva provozuje grafické studio. Každý měsíc platí nájem kanceláře, internet, předplatné Adobe Creative Cloud a telefon. Všechny tyto výdaje jsou daňovými náklady – přímo souvisejí s tím, jak firma vydělává.“
Do této kategorie patří například:
- Nájem kancelářských nebo provozních prostor,
- Energie, internet, telefon související s podnikatelskou činností,
- Kancelářské potřeby a spotřební materiál,
- Předplatné softwaru a online nástrojů používaných ve firmě,
- Bankovní poplatky za firemní účet.
Technika a vybavení
Počítač, monitor, tiskárna, mobilní telefon – pokud je používáte k podnikání, mohou vstoupit do nákladů firmy. U dražšího majetku (nad zákonem stanovenou hranici) se pořizovací cena neúčtuje najednou, ale rozloží se prostřednictvím odpisů na několik let.
„Tomáš si koupil nový notebook za 1 400 eur na práci pro firemní klienty. Jde o hmotný majetek, který se zařadí do obchodního majetku firmy a odepisuje – základ daně se tedy snižuje postupně, ne jednorázově.“
Pokud si nejste jisti, jak konkrétní majetek zařadit a odepisovat, je to právě téma, kde se vyplatí konzultace s účetním. Chyby v odpisování patří mezi nejčastější, které nacházíme při převzetí nových klientů.
Automobil v nákladech firmy
Auto je tématem, u kterého dělá mnoho podnikatelů chyby v obou směrech – buď si neuplatňují výdaje, které si uplatnit mohou, nebo si uplatňují více, než je správné.
Pokud je auto zařazeno do obchodního majetku firmy, do nákladů můžete zahrnout odpisy, pohonné hmoty, pojištění, servis a opravy, dálniční známky a podobné výdaje související s jeho provozem. Pokud auto není zařazeno do obchodního majetku, ale používáte ho k podnikání, existují zákonem stanovené paušální výdaje.
Marketing a obchodní náklady
Výdaje na marketing jsou daňovými náklady – od grafiky přes reklamní kampaně až po tvorbu webu. Důležité je vědět, že každý takový výdaj musí být řádně doložen fakturou nebo smlouvou.
„Lucia spustila kampaň na sociálních sítích za 800 eur měsíčně. Výdaj zaúčtovala jako náklad na marketing. Má smlouvu s agenturou a fakturu. Daňový úřad by při kontrole nenašel nic, co by zpochybnil.“
Pozor na reprezentační výdaje – tedy náklady na pracovní obědy, dárky klientům a podobné položky. Tyto mají specifická pravidla a ne všechny jsou plnohodnotnými daňovými náklady. Přesné podmínky doporučujeme konzultovat s účetním.
Vzdělávání a školení
Pokud si platíte kurzy, konference nebo školení, která souvisejí s vaším podnikáním, jde o daňový náklad. Platí to stejně pro vás jako jednatele, tak i pro vaše zaměstnance. Odborná literatura a online vzdělávací platformy sem také patří – pokud souvisejí s předmětem podnikání firmy.
Co do nákladů nepatří
Stejně důležité je vědět, co do nákladů nedáte. Osobní výdaje jednatele – nákupy pro domácnost, dovolené, osobní oblečení – do firemních nákladů nepatří. Míchání osobních a firemních financí je jedna z nejčastějších chyb, které vídáme.
Více o tomto tématu najdete v článku Míchání osobních a firemních financí: proč je to nejdražší chyba podnikatele, kde vysvětlujeme, proč je čisté oddělení firemních a osobních financí základ zdravého řízení firmy.
„Martin si přes firemní účet zaplatil dovolenou rodiny. V účetnictví to zaúčtoval jako reprezentační náklady. Při daňové kontrole musel výdaj vyloučit z daňových nákladů a zaplatit daň i penále. Úspora se změnila ve zbytečný náklad.“
Shrnutí
- Výdaj musí být prokazatelný, reálně vynaložený a souviset s dosahováním příjmů,
- Běžné provozní náklady (nájem, internet, software, kancelář) jsou standardními daňovými náklady,
- Technika a dražší majetek se odepisuje – základ daně neklesá najednou, ale postupně,
- Auto, marketing, školení – ano, s podmínkami a správnou dokumentací,
- Osobní výdaje do firemních nákladů nepatří – ani když je zaplatíte z firemního účtu.
Pokud chcete vědět, jak správně číst výsledky z účetnictví a co vám reálně zbyde po odečtení všech nákladů, doporučujeme článek Účetní závěrka jednoduše – co z ní vyčtete o své firmě.
Nejste si jisti, co konkrétně si vaše firma může dát do nákladů? Rádi se na to podíváme společně.