Platba za rodinný oběd z firemní karty. Tankování soukromého auta na firemní účet. Výběr hotovosti „na drobné výdaje“ bez dokladu. Tyto situace zná většina podnikatelů – a většina je podceňuje. Míchání osobních a firemních financí není jen nepříjemnost pro účetního. Je to chyba, která vám ztěžuje řízení firmy a při kontrole může způsobit vážné problémy.
Proč k tomu dochází – a proč je to pochopitelné
Zejména začínající podnikatelé vnímají firmu jako prodloužení sebe samého. „Vždyť je to moje firma, co na tom záleží, z kterého účtu platím?“ Tato logika je lidská, ale finančně nebezpečná.
U s.r.o. je situace právně jasná: firma je samostatná právnická osoba. Její majetek není váš osobní majetek. Platba soukromého výdaje z firemního účtu není jen „přesunutí peněz“. Je to pohyb, který musí být zaúčtován, doložen a správně vysvětlen.
Co konkrétně se pokazí, když finance mícháte
Ztratíte přehled o skutečných nákladech firmy. Když jsou v účetnictví zamotané firemní a osobní výdaje, nedokážete spolehlivě říct, kolik firma reálně utrácí. Finanční rozhodnutí pak děláte naslepo.
Komplikujete si daňové výdaje. Do daňových nákladů můžete zahrnout jen výdaje související s podnikáním. Soukromé výdaje tam nepatří. Pokud je tam omylem zařadíte, daňový úřad je při kontrole neuzná a doměří daň plus penále.
Ztěžujete si účetnictví. Účetní, který musí třídit firemní a osobní výdaje, stráví více času – a logicky si také více účtuje. Jak předcházet problémům s daňovým úřadem radíme v článku Nejčastější účetní chyby, kterých se podnikatelé opakovaně dopouštějí.
V případě kontroly jste v nevýhodné pozici. Pokud daňový úřad najde v nákladech platby za dovolenou nebo rodinné nákupy, budete muset prokázat, proč tam jsou. Čím více takových pohybů, tím delší a nepříjemnější kontrola.
Příklad z praxe
„Martin provozuje stavební firmu s pěti zaměstnanci. Měl jeden účet – firemní – a používal ho na vše: výplaty, materiál, tankování i rodinné nákupy. Na konci roku strávila účetní dva týdny tříděním pohybů. Martin zaplatil za účetnictví o 600 eur více než firmy podobné velikosti, které měly finance oddělené. Navíc při kontrole musel dokládat sedm plateb, které působily podezřele.“
Jak to správně nastavit
Řešení je jednoduché: samostatný účet pro firmu, samostatný účet pro sebe. Firemní výdaje jdou z firemního účtu s dokladem. Osobní spotřeba jde z osobního účtu.
Pokud potřebujete peníze z firmy na osobní účely, existují na to správné cesty: odměna jednatele, výplata dividend nebo vrácení prokázaných výdajů. Každá z těchto forem má svá pravidla, ale všechny jsou transparentní a správně zaúčtovatelné.
Důležité je vědět, že výběr peněz z firmy bez správného zaúčtování není neutrální pohyb. Může být považován za půjčku firmě nebo za zdanitelný příjem. Souvisí to také s tím, jak firma spravuje své náklady – více v článku Co jsou nedaňové náklady a jak vám šetří peníze.
Příklad z praxe
„Eva vede kosmetický salón jako s.r.o. První rok míchala vše na jednom účtu. Po konzultaci s účetní si otevřela druhý osobní účet a nastavila si měsíční odměnu jednatele ve výši 1 200 eur. Ta automaticky chodila na osobní účet. Firemní účet zůstal čistě firemní. Výsledek: účetnictví bylo přehlednější, účetní fakturovala méně a Eva konečně věděla, kolik firma skutečně vydělává.“
Shrnutí: co udělat hned
Otevřete si samostatný osobní bankovní účet, pokud ho ještě nemáte. Všechny firemní platby provádějte výhradně z firemního účtu s dokladem. Nastavte si pravidelnou odměnu jednatele nebo jiný transparentní způsob výplaty. Nikdy nevybírejte hotovost „na drobné“ bez dokladu. Pokud jste dosud míchali, požádejte účetního o pomoc s nápravou – čím dříve, tím lépe. O správném vedení financí ve firmě se více dočtete také v článku Profesionální vedení účetnictví je základem každé úspěšné firmy.
Nejste si jisti, jak správně nastavit výplatu peněz z firmy nebo jak oddělit osobní a firemní finance? Rádi vám poradíme.