Většina účetních chyb v malých podnicích nevzniká z neznalosti zákona. Vznikají z každodenního shonu – z otálení, z mylného pocitu, že něco není důležité, nebo z nedostatečné komunikace podnikatele a jeho účetního. Výsledek je vždy stejný: zbytečný stres před účetnictvím, chybějící doklady a někdy i daňové důsledky, kterým se dá předejít.
Chybějící nebo neúplné dokumenty
Jedná se o nejpočetnější kategorii problémů, se kterými se setkáváme při přijímání nových klientů. Podnikatel zaplatí za něco, co souvisí s podnikáním, neuchová si účtenku nebo ji ztratí. Výdaj tak není prokazatelný a nemůže vstoupit do daňových nákladů.
„Lucia vede jazykovou školu. Pravidelně nakupuje učebnice a psací potřeby – vždy platí kartou, ale účtenky si nebere. Na konci roku jí chybí desítky účtenek. Vznikly jí výdaje, ale bez účtenek je účetní nemůže zaúčtovat do daňových nákladů.“
Řešení je jednoduché: každý dokument ihned vyfotografujte mobilním telefonem a nahrajte jej na dohodnuté místo. Pět vteřin u pokladny zabrání hodinám sledování.
Spojení osobních a podnikových financí
Platba z firemního účtu za osobní nákup, výběr hotovosti bez účtenky, používání firemní karty pro soukromé účely – to jsou věci, které komplikují účetnictví a vyvolávají nepříjemné otázky při daňových kontrolách.
Podrobně jsme se tomuto tématu věnovali v článku Míchání osobních a firemních financí: proč je to nejdražší chyba, kterou může podnikatel udělat. Základní pravidlo je jednoduché: firemní účet se používá výhradně pro obchodní transakce.
„Martin použil svůj firemní účet k zaplacení víkendového pobytu. Do účetnictví přišla jako ‚nezařazená platba‘. Účetní se s tím musela dodatečně vypořádat – výdaj neobstál jako daňový náklad a Martin i z této částky zaplatil daň.“
Faktury zaúčtované v nesprávném období
Podvojné účetnictví pracuje se zásadou časové a věcné návaznosti – příjem nebo výdaj patří do období, ve kterém vznikl, nikoli do období, ve kterém byla provedena platba. Faktura vystavená v prosinci patří do prosincového účetnictví, i když ji klient zaplatí až v lednu.
Tato chyba se nejčastěji vyskytuje v ročních účetních závěrkách, kdy účetní obdrží dokumenty ke konci roku se zpožděním. Výsledek: nesprávný hospodářský výsledek, který je třeba opravit.
„Peter vyfakturoval větší zakázku koncem prosince, ale fakturu klientovi poslal až začátkem ledna. Účetní ji zaúčtovala do ledna – do špatného období. Tím došlo ke zkreslení výsledku hospodaření za předchozí rok.“
Nesprávná klasifikace aktiv
Když si firma pořídí něco dražšího – notebook, auto, stroj – platí pravidlo, že majetek nad zákonem stanovený limit se neodepisuje jako jednorázový náklad, ale zahrne se do obchodního majetku a odepisuje se. Pokud podnikatel zaúčtuje celou částku do nákladů najednou, jedná se o chybu, kterou finanční úřad při kontrole odhalí.
Častá je i opačná chyba: majetek, který by měl být odepisován, není nikdy zahrnut do evidence – a společnost tak přichází o oprávněné daňové odpisy. Co lze zařadit do nákladů a co je třeba odepisovat, přehledně vysvětlujeme v článku Co můžete dát do nákladů firmy.
Pozdní předání dokumentů účetnímu
Účetní může svou práci vykonávat dobře pouze tehdy, pokud má k dispozici včasné doklady. Pokud firma předkládá doklady několik dní před termínem podání, výsledek je zákonitě horší – méně času na kontrolu, více prostoru pro chyby.
„Zuzana provozuje e-shop. Doklady posílala své účetní vždy na konci roku najednou – celý rok v jedné složce. Účetní potřebovala na zpracování několik týdnů, několik dokumentů zcela chybělo a termín daňového přiznání byl pod tlakem. Od chvíle, kdy Susan přešla na měsíční zasílání dokumentů, se situace dramaticky změnila.“
Pokud řešíte, jak nastavit systém průběžného předávání dokladů, pomůže vám také článek Digitalizace účetnictví – jak ušetřit čas a mít lepší přehled.
Ignorování účetnictví v průběhu roku
Někteří podnikatelé považují účetnictví za povinnost, kterou řeší jednou ročně před účetní závěrkou. To má několik důsledků: během roku nemají přehled o skutečném finančním stavu firmy, před účetní závěrkou čelí stresu a dohledu a rozhodují se bez aktuálních čísel.
O tom, co se stane, když podnikatel nevěří účetním číslům nebo je ignoruje, jsme psali v článku Rozhodování bez dat: nejdražší chyba, které se podnikatelé opakovaně dopouštějí.
Shrnutí: na co si dát pozor
- Okamžitě uložte každý dokument – digitálně nebo fyzicky.
- Firemní účet používejte pouze pro firemní transakce.
- Faktury na konci roku odevzdejte svému účetnímu včas – patří do správného období.
- U dražšího majetku se před nákupem poraďte s účetním – odpisy mají svá pravidla.
- Dokumenty předkládejte průběžně, ne všechny najednou před uzavřením.
- Účetní výsledky sledujte po celý rok, nejen v březnu.
Pokud si nejste jisti, zda váš účetní systém obsahuje některou z těchto chyb, nebo chcete nastavit systém tak, abyste jim předešli, rádi se na něj s vámi podíváme.